Home

Aufgaben und Stellenbeschreibung des Vorstandes des DHCF e.V.

1. Geschäftsstelle

Die Geschäftsstelle ist in erster Linie die „Firmenanschrift“ des Vereins, sämtliche Posteingänge sollten über die Geschäftsstelle gehen.

Hierzu gehören ebenso die Versendung von Informationsmaterial an Anfragende, sowie das Versenden der Buchbestellungen.

Post an DHCF-Mitglieder wird von hier aus weitergeleitet, je nach Ressource.

Alle Posteingänge und -ausgänge sollten dokumentiert sein (Rechnungen, Zahlungseingänge etc.) und in der Kassenführung nachvollziehbar sein.

Im Rechenschaftsbericht des Jahres zur Arbeit der Geschäftsstelle sollte erscheinen

Bestandsmeldung der Bücher
Versand der Bücher, Anzahl der entgeltlich versendeten Bücher und der frei versendeten
Postaufkommen in etwa pro Monat
Rückmeldung und Zusammenarbeit mit dem Kassenwart.

Die Geschäftsstelle ist dafür verantwortlich, die Posteingänge ordentlich auszuführen und an die Entsprechenden Mitglieder des DHCF zur Weiterbearbeitung vorzulegen. Sollte zum Beispiel ein Rechnungsverzug entstehen, da ein Posteingang nicht entsprechend weiter gereicht wurde, würde dies in die Verantwortung des Vorstandpostens fallen. Um einen Regress in jeder Form zu vermeiden wäre es gut, wenn sowohl die Geschäftsstelle, in Vertretung für den Gesamtvorstand, Einblick in die laufenden Konten hat, als auch der Kassenwart! Damit wäre ein sicherer Ablauf garantiert.

2. Öffentlichkeitsarbeit

Die Öffentlichkeitsarbeit steht im Prinzip auf 3 Säulen

Basisarbeit (Standinformationen, Infoveranstaltungen)
Pressearbeit (Kommunikation mit Presse und auch PR der Pharmafirmen
Wissenschaftliche Kommunikation (Rückfrage und Zusammenarbeit mit Ärzten und Fachleuten)

Die Koordination der Aufgaben und Planung mit Aktiven und Verantwortlichen unterliegt der Öffentlichkeitsarbeit.

Im Bereich der Pressearbeit und Zusammenarbeit mit der Pharmaindustrie ist immer der Vorstandposten gefragt.

In allen anderen Angelegenheiten der Öffentlichkeit ist Teamarbeit gefragt. Kosten und Nutzen der Veranstaltungen und Veröffentlichungen müssen in einem festen Rahmen bleiben.

Veranstaltungen wie zum Beispiel das APS in Essen, der WHAD oder auch das APS des DHCF inkl. Listentreffen können nur im Team funktionieren!

Beratungsarbeit ist auch ein Teil der Öffentlichkeitsarbeit an der Basis, daher sollte auch die Organisation und Rücksprache mit den Beratern zum Vorstand jederzeit gut funktionieren

Der Inhaber dieses Amtes ist auch mitverantwortlich, die Berater für Schulungen zu melden, um den Qualitätsstandard zu sichern.

Dieser Posten sollte nie einseitig orientiert ausgeführt werden. Pressearbeit ist heute schwerer als vor Jahren. Geeignet wäre hier sicher ein Team, welches dem Posten untersteht um die Aufgaben nach Eignung erfolgreich ausführen zu können.

Für jedes Jahr sollte im Vorfeld ein Plan der zu erzielenden Tätigkeiten vorliegen, mit Benennung der möglichen Aktiven, ihrer Mitarbeit und der Art der Umsetzung.

Gerade der Bereich Öffentlichkeit sollte nach außen ein festes diszipliniertes Standbein des Vereins darstellen.

Im Rechenschaftsbericht sollten die geplanten und abgearbeiteten Ziele des Vorjahres erscheinen und die Zielsetzung für das kommende Jahr angesprochen sein. Auch hier sollten innerhalb des „Team Öffentlichkeitsarbeit“ Ziele im Bereich der Förderanträge formuliert werden.

3. Listowner

Dieser Posten ist für einen reibungslosen und informativen Ablauf innerhalb der Forum zuständig.

Es obliegt ihm ebenfalls Diskussionen zu maßregeln ober zu unterbinden. Hier gehört ebenfalls wie in der Öffentlichkeitsarbeit auch, ein ausgeprägtes diplomatisches Empfinden dazu.

Der Listowner sollte nach Möglichkeit nur in Erscheinung treten müssen, wenn persönliche Streitigkeiten in den Foren ausgetragen werden, Fehlinformation bzw. Falschinformationen in der Liste publiziert werden, das deutsche Recht verunglimpft wird oder ein Fehltritt gegen die Netiquette im allgemeinen vorliegt.

Der Listowner ist ebenfalls berechtig, Personen nach ihren persönlichen Informationen zu fragen. Diese dürfen in keiner Form unberechtigt weiter gegeben werden und werden nur hinterlegt um im Falle eines Verstoßes ein persönliches Gespräch zu ermöglichen. In einigen Fällen kann der Listowner einen Zugang zur Liste im Vorfeld zurückhalten, um zu klären ob die Person eine evtl. bereits von der Liste ausgeschlossene Person ist und sich unter einem neuen Synonym anmelden möchte.

Teilnehmer der Liste, welche durch Beschluss des Vorstandes in Auftrag durch den Listowner gesperrt werden können einen schriftlichen Antrag per Email an Listowner oder Vorstand zur Wiederaufnahme stellen. Dieser wird im Gesamtvorstand dann zeitnah entschieden. Das Mitglied wird dann vom Listowner über den Beschluss informiert.

Im Rechenschaftsbericht sollten die Akzeptanz des Forum, die Schwerpunkte der Themen und die tatsächlichen Mitgliedszahlen mit angegeben werden.

Im Falle von evtl. unklaren Verhältnissen zu Themen sollte der Gesamtvorstand einberufen werden.

Der Listowner trägt in seiner Verantwortung u. a. die Einhaltung des deutschen Rechts, des Internetrechts und des Heilmittelwerbeverbots.

4. Webmaster

Der Webmaster pflegt die Website des DHCF e.V., diese Aufgabe sollte immer im Interesse der Allgemeinheit geschehen und bei einem unerwartet Ausfall des Webmasters durch ein aktives Mitglied zu besetzen sein. Es sollte daher mit Hilfsmitteln gearbeitet werden, die keine speziellen Fachkenntnisse verlangen und einfach zu erlernen sind. Es sollte hierbei auch immer darauf geachtet werden, dass in erster Linie Open Source zum Einsatz kommt, um definitiv Kostenfallen zu verhindern.

Für die Aktualität der Inhalte ist es sinnvoll ein „Team Web“ zur Verfügung zu haben, in dem sich die Aktiven nach ihren Fähigkeiten einbringen können.

Betreuungsfelder wären zum Beispiel:

Gästebuch
Linkkontrollen
Thematische Bearbeitung der Inhalte bei Änderungen im Bereich Therapie oder Medikamente, damit auch Verbunden der Inhalt unseres Buches
Betroffenengeschichten
Terminkalender
Verfassen eigener sinnvoller Beiträge zum Beispiel zum Thema „Entspannung für die Seele während der Therapie“ oder „Fachbeiträge für Ernährungswissenschaft“ etc.

Der Webmaster sollte auch Unterstützung für den Listowner sein.

Auch, und gerade hier gilt, das deutsche Recht, das Internetrecht, sowie das Heilmittelwerbeverbot sind strikt einzuhalten.

Die Homepage hat neutral, ohne Einfluss von Pharmafirmen zu bestehen. Hinweise auf Beiträge der Pharma sind immer ausgewogen und gut gewählt mit einzustellen. Es darf keine Einseitigkeit zu einer Firma bestehen.

Projektbezogene Förderungen sollten auch hier im Team zu den Förderanträgen formuliert werden.

Der Rechenschaftsbericht sollte einen Einblick in die Akzeptanz und Dynamik der Homepage darstellen, gegebenenfalls Schlagwörter der Suche ausgeben. Neue Ideen sind nie ausgeschlossen, können jedoch nicht binnen kurzer Zeit umgesetzt werden und müssen erst mit dem allgemein geltenden Recht abgeklärt werden.

Beratendes Mitglied des Vorstandes:

Kassenwart

Bezahlen und Kontrolle von Mitgliedsabrechnungen, allgemeinen Rechnungen bzw. Einzugsermächtigungen
Eingang der Überweisungen für den Buchversand
Spendendokumentation, bzw. ab einer Spende von € 100,- das erstellen einer Spendenquittung.
Quartalsweise eine Übersicht der Kosten
Verwaltung der Festeinlagen und Sicherheiten des Vereins.

Zum Jahresende, Vorbereitung der Steuererklärung sowie Beantragung der Fördergelder. Für die Anträge der Fördergelder sollte jeweils bis Ende Oktober des Vorjahres ein Planungsprojekt in Zusammenarbeit mit den Aktiven vorliegen. Überlegungen für das jährliche Arzt-Patienten-Seminar, sowie dem Listentreffen sind in diese Förderanträge zu Integrieren. Ebenso wie Projekte in Bezug auf Homepage, Buch, Flyer und Aufklärungsarbeit „an der Basis“ (Infostände, WHAD)

Im Rechenschaftsbericht sollten alle Konten aufgelistet und erklärt werden.

Die Kassenprüfung erfolgt von einem gewählten Mitglieder des DHCF.

Der Vorstand ist jederzeit über den aktuellen Stand zu informieren.